「この書類、20セット作って、ホッチキスで止めておいて？」と上司から頼まれた時、あなたは、書類のどの位置にホッチキスを止めますか？ 「たかが、ホッチキス」と思うかもしれません。でも、そのホッチキスの止め方が、正しく出来ないと、仕事が出来ない人の烙印をドンと押されないとも限りません。
そこで、この記事では、ホッチキスで書類を止める時の正しい位置や縦横混在する場合の綴じ方、そしてファイリングの観点も考えた止め方などについて、分かりやすく解説していきます。
ホッチキスで書類を止める時の位置
まず、ホッチキスの正しい止め方は以下のようになります。(最も一般的に行なわれている止め方です)
| 文字列の方向 | ホッチキスを止める位置 | 針の向き |
|---|---|---|
| 横書きの場合 | 左上 | ”／” |
| 縦書きの場合 | 右上 | ”＼” |
横書きの場合は、一番最後に読む場所が右下になりますよね。だから、右下を左上方向に向かってめくるので、左上が正解です。逆に、縦書きの場合は、一番最後に読む場所が左下になり、左下から右上方向に向かってめくるので、右上に止めるのが正解となります。
針の向きを斜めにする理由は、書類をめくる時、斜め上の方向に紙をめくるのが基本だからです。針の向きが、”│”や”－”になっていると、斜めにめくろうとすると、めくりづらくなってしまいます。つまり、ポイントは書類を見る人の手の動きを考えてホッチキスで止めるということです。
書類が縦横混在の場合の綴じ方
ここで、問題になってくるのは、縦横の書類が混在する場合のホッチキスの綴じ方です。基本はA4の縦長の文書なのに、図の説明やパワーポイントの資料を差し込む際、それが横長になっている場合がありますよね。
これについては、横書きの場合限定で説明をすると、
- 横長の書類を左側に90度回転させる。
- 書類を縦にして、その左上に止める
というのが基本的なやり方になります。横長の書類を右側に90度回転させると、ホッチキスを止める位置が下になってしまいます。これだと、横長の書類を見る時、見づらくなってしまいますよね。
ちなみに縦書きの書類の場合は、逆になるのかという話になるのかもしれません。しかし、ビジネスシーンでは、縦書き書類の縦横の混在書類は、ほぼないと思います。(少なくとも私は見たことがありません) ですので、基本的には、横書きの場合のパターンを覚えておけばOKです。
ファイリングの観点でも考えてみる
あと、もう一つの考え方として、ファイリングする時のことを考えるという観点もあります。基本的に、書類は横書きのものが多いということを考えれば、
- 縦長の書類→左上にホッチキスを止める
- 横長の書類→右上にホッチキスを止める
というのが一番良い方法です。このように綴じればファイリングをする際、すべての書類のホッチキスの位置が左上に来るからです。
ホッチキスの止める位置は侮れない
ホッチキスで書類を止めるというのは、一見、些細なことに見えます。しかし、そのやり方一つで、その人が、どれだけ相手のことを考え、想像力を働かせながら、行動しているかということを判断出来たりするものです。
是非、ホッチキスは、正しい位置に止められるようになって、「おっ、この人は、仕事のやり方を分かっている人だ」と思われるようになって下さいね！
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